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Safety & Fleet Administrative Assistant

This job posting is no longer active.

Location: Laytonsville, MD, United States

Description

Safety & Fleet Administrative Assistant

Job Description

Provide administrative support to ensure an efficient operation for the safety and fleet departments.  Support managers through a variety of tasks related to organization, communication, and compliance.

Requirements:

We require a minimum of one year of successful administrative experience in a fast-paced office.  The ideal candidate must possess great interpersonal skills, a good attitude, and excellent organizational and time management skills.  High School diploma or General Education Degree (GED) req., ability to follow instructions in written and oral form; the ability to track, prioritize, complete multiple tasks, and work without close supervision; proficient in Microsoft Word, Excel, and Outlook.

 Responsibilities

  • Maintain the incident spreadsheet and track costs
  • Create an initial report of auto & GL claims to Insurance Carriers
  • Document and update OSHA Recording Information
  • Run MVR’s for new hires, and yearly review
  • Process department-related invoices
  • Manage approved driver tracker and communicate with branches as needed
  • Manage vehicle violation notifications
  • Manage MDE Fuel tracker for Laytonsville and Company fuel logs
  • Enter equipment into JDE
  • Assist with Registration renewals
  • Obtain and report quarterly mileage
  • Assist with PO processing, open position postings, and fleet credit applications
  • Reconcile department expense reports (monthly visa’s)
  • Other administrative duties/projects to support Safety & Fleet, as needed

What we provide:

  • Competitive salary
  • Medical benefits with dental and vision
  • Flexible Spending Account
  • 401(k) plan
  • Flexible work/life balance
  • Family-oriented company culture

General description

Ruppert Landscape is a commercial landscape construction and management company, a family-owned and employee-owned business, headquartered in Montgomery County, MD, with operations in Pennsylvania, Maryland, Virginia, North Carolina, Georgia, Texas, Delaware, and Tennessee. Our mission is to provide opportunities for our people, take excellent care of our customers, and be good stewards of the environment and our community.

Ruppert Landscape is an Equal Opportunity and E-Verify Employer  

 

Asistente Administrativo de Flota y Seguridad

Descripción del trabajo
Brindar apoyo administrativo para garantizar la operación eficiente de los departamentos de seguridad y flota. Apoyar a los gerentes a través de una variedad de tareas relacionadas con la organización, la comunicación y el cumplimiento.

Requisitos:
Requerimos, mínimo, un año de experiencia administrativa exitosa en una oficina de ritmo rápido. El candidato ideal debe poseer grandes habilidades interpersonales, una buena actitud y excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo. Se requiere diploma de escuela secundaria o título GED, capacidad para seguir instrucciones en forma escrita y oral; la capacidad de rastrear, priorizar, completar múltiples tareas y trabajar sin supervisión cercana; competente en Microsoft Word, Excel y Outlook.

Responsabilidades

  • Mantener la hoja de cálculo de incidentes y realizar un seguimiento de los costos.
  • Crear un informe inicial de reclamos de automóviles y GL a las compañías de seguros
  • Documentar y actualizar la información de registro de OSHA
  • Ejecutar MVR para nuevas contrataciones y revisión anual
  • Procesar facturas relacionadas con el departamento
  • Administrar el rastreador de conductores aprobados y comunicarse con las sucursales según sea necesario
  • Administrar notificaciones de infracciones de vehículos
  • Administrar el rastreador de combustible MDE para los registros de combustible de Laytonsville y la Compañía
  • Introducir equipo en JDE
  • Ayudar con las renovaciones de registro
  • Obtener y reportar kilometraje trimestral
  • Asistir con el procesamiento de PO, publicaciones de posiciones abiertas y solicitudes de crédito de flota.
  • Conciliar los informes de gastos del departamento (visas mensuales)
  • Otros deberes/proyectos administrativos para apoyar la seguridad y la flota, según sea necesario

Lo que proporcionamos

  • Salario competitivo
  • Seguro médico, dental, y de visión
  • Cuenta de gastos flexible
  • Plan de retiro 401(k) 
  • Equilibrio flexible entre trabajo y vida personal 
  • Cultura empresarial orientada a la familia

Descripción general

Ruppert Landscape es una empresa comercial de gestión y construcción de paisajes, un negocio de familia y empleados propietarios, con sede en el condado de Montgomery, MD, y operaciones en Pensilvania, Maryland, Virginia, Carolina del Norte, Georgia, Texas, Delaware y Tennessee. Nuestra misión es brindar oportunidades a nuestra gente, cuidar de manera excelente a nuestros clientes y ser buenos administradores del medio ambiente y de nuestra comunidad.

Ruppert Landscape es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y verificación electrónica

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