Safety & Fleet Administrative Assistant

Description

With over 50 years in the industry and 2,500+ employees, Ruppert is a leading provider of quality commercial landscaping. Through it all, our focus has always been on growing our people and exceeding customer expectations.

Safety & Fleet Administrative Assistant 

Job Description 

Provide administrative support to ensure an efficient operation for the safety and fleet departments.  Support managers through a variety of tasks related to organization, communication, and compliance. 

Requirements

We require a minimum of one year of successful administrative experience in a fast-paced office. The ideal candidate must possess great interpersonal skills, a good attitude, and excellent organizational and time management skills.  High School diploma or General Education Degree (GED) req., ability to follow instructions in written and oral form; the ability to track, prioritize, complete multiple tasks, and work without close supervision; proficient in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook. 

Responsibilities 

• Maintain the incident spreadsheet and track costs 
• Create an initial report of auto & GL claims to Insurance Carriers 
• Document and update OSHA Recording Information 
• Run MVRs for new hires, and yearly review 
• Process department-related invoices 
• Manage approved driver tracker and communicate with branches as needed 
• Manage vehicle violation notifications 
• Manage MDE Fuel tracker for Laytonsville and Company fuel logs 
• Enter equipment into JDE 
• Assist with Registration renewals 
• Obtain and report quarterly mileage 
• Assist with PO processing, open position postings, and fleet credit applications 
• Reconcile department expense reports (monthly visas) 
• Other administrative duties/projects to support Safety & Fleet, as needed 

What we Provide 

• Competitive salary
• Medical benefits with dental and vision
• Flexible Spending Account
• 401(k) plan
• Flexible work/life balance
• Family-oriented company culture

Ruppert Landscape is an Equal Opportunity and E-Verify Employer  

Asistente Administrativo de Flota y Seguridad

Descripción del trabajo
Brindar apoyo administrativo para garantizar la operación eficiente de los departamentos de seguridad y flota. Apoyar a los gerentes a través de una variedad de tareas relacionadas con la organización, la comunicación y el cumplimiento.

Requisitos
Requerimos, mínimo, un año de experiencia administrativa exitosa en una oficina de ritmo rápido. El candidato ideal debe poseer grandes habilidades interpersonales, una buena actitud y excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo. Se requiere diploma de escuela secundaria o título GED, capacidad para seguir instrucciones en forma escrita y oral; la capacidad de rastrear, priorizar, completar múltiples tareas y trabajar sin supervisión cercana; competente en Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook.

Responsabilidades 

• Mantener la hoja de cálculo de incidentes y realizar un seguimiento de los costos. 
• Crear un informe inicial de reclamos de automóviles y GL a las compañías de seguros 
• Documentar y actualizar la información de registro de OSHA 
• Ejecutar MVR para nuevas contrataciones y revisión anual 
• Procesar facturas relacionadas con el departamento 
• Administrar el rastreador de conductores aprobados y comunicarse con las sucursales según sea necesario 
• Administrar notificaciones de infracciones de vehículos 
• Administrar el rastreador de combustible MDE para los registros de combustible de Laytonsville y la Compañía 
• Introducir equipo en JDE 
• Ayudar con las renovaciones de registro 
• Obtener y reportar kilometraje trimestral 
• Asistir con el procesamiento de PO, publicaciones de posiciones abiertas y solicitudes de crédito de flota. 
• Conciliar los informes de gastos del departamento (visas mensuales) 
• Otros deberes/proyectos administrativos para apoyar la seguridad y la flota, según sea necesario
  

Lo que proporcionamos 

• Salario competitivo
• Seguro médico, dental, y de visión
• Cuenta de gastos flexible
• Plan de retiro 401(k) 
• Equilibrio flexible entre trabajo y vida personal 
• Cultura empresarial orientada a la familia

Ruppert Landscape es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y verificación electrónica